Jak vytvořit pravidelnou fakturaci?
Nejprve v menu Obchodní partneři – Typy odběratelských smluv vytvořte typ smlouvy. Tento typ smlouvy pak použijete na formuláři Odběratelské smlouvy v hlavičce v poli Typ smlouvy. Pro vytvoření nového typu odběratelské smlouvy klikněte na tlačítko .
Hlavička smlouvy:
Název – identifikuje typ smlouvy, např. „Servisní smlouva“, „Smlouva o pronájmu“
Zkratka - zkrácený název smlouvy, který se automaticky dotáhne na základě vyplnění pole Název
Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.
Popis – bližší popis typu smlouvy
Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem typu smlouvy
Štítky – tlačítko – slouží k připojení štítků, které definují další vlastnosti smlouvy; umožňují filtraci, např. smlouvy, které jsou v řešení
Záložka „Správa“ obsahuje údaj o časové platnosti a též viditelnosti daného záznamu v číselníku (seznamu). Platnost záznamu se udává rozmezím kalendářních let. V rozmezí uvedených let záznam platí, ve zbylých letech záznam není platný a záznam se v číselníku nebude vůbec zobrazovat. Omezením platnosti zajistíte, že při rutinním používání číselníku nebude uživatel zdržován procházením již nepoužívaných záznamů.
Protože je časová platnost vztažena ke kalendářním rokům, neodpovídá fiskálním účetním obdobím.
Nový typ smlouvy uložte tlačítkem Uložit a zavřít. Abyste mohli činit co nejvíce evidenčních změn na formuláři Odběratelské smlouvy, doporučujeme na typu smlouvy nastavovat pouze základní parametry, tj. Název, Zkratka, Typ faktury, Způsob fakturace, Fakturovat dní předem / po.
Po vytvoření potřebných typů smluv můžete přistoupit k samotnému zaevidování odběratelské smlouvy přes menu Obchodní partneři – Odběratelské smlouvy. Novou odběratelskou smlouvu založíte kliknutím na tlačítko .
Typ smlouvy - třídí smlouvy do skupin, obsahuje přednastavené parametry pro smlouvu; nabízejí se takové hodnoty, které jste založili v menu Obchodní partneři – Typy odběratelských smluv
Číslo smlouvy – interní identifikátor, pod kterým se eviduje smlouva a který se bude tisknout na vygenerované faktury
Název - název smlouvy určující, o jakou smlouvu se jedná, vychází z typu smlouvy
Firma – nabízí se zákazníci evidovaní v menu Obchodní partneři – Adresy firem
Fakturovat firmě – vyplňte v případě, že např. smlouva je uzavřena s firmou „X“, ale fakturu platí firma „Y“; pokud pole necháte prázdné, bude faktura zaslaná zákazníkovi uvedeném v poli Firma
Zakázka – vyberte takovou zakázku, do které mají být vygenerované faktury zařazeny
Středisko - zvolte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste pak středisko vyplnit na vydaných fakturách
Stav smlouvy – slouží pouze k internímu členění pro uživatele; hodnoty (např. Neúplná, Ukončená, Ve výpovědi) vkládáte přes menu Nástroje – Číselníky – Stavy smluv
Variabilní symbol - údaj pro banku identifikující platbu, obsahuje ho každá vydaná faktura
Číslo došlé
Konstantní symbol – nepovinný údaj platebního příkazu
Platnost od - zahájení platnosti smlouvy, omezuje platnost všech položek smlouvy; pokud má nějaká položka smlouvy zahájení před začátkem platnosti smlouvy, je zahájení posunuté až k tomuto datu
Platnost do - ukončení platnosti smlouvy, omezuje platnost všech položek smlouvy; pokud má nějaká položka smlouvy ukončení (nebo je neukončená) až po konci platnosti smlouvy, je automaticky ukončena se smlouvou
Datum podepsání – datum podepsání smlouvy
Datum splatnosti nejstarší neuhrazené faktury u smlouvy – datum, do kterého je nutné uhradit nejstarší faktury u smlouvy
Datum účinnosti - datum účinnosti obvykle nastává v den platnosti smlouvy, může se však stát, že si smluvní strany sjednají nabytí právních účinků i na datum pozdější (Např. z důvodu splnění nějaké podmínky). Zákon však nepřipouští zpětnou účinnost, kdy by smlouva nabyla účinnosti dříve, nežli by nabyla své platnosti
Datum založení -
Datum vypovězení - datum odstoupení od smlouvy
Frekvence fakturace (měsíců) – frekvence, s jakou se mají generovat faktury v měsících; hodnota „0“ znamená, že položka bude fakturována jen 1x (např. instalační poplatek), hodnota „1“ každý měsíc, hodnota „2“ každé 2 měsíce
Obrátkový den - den, ke kterému má být generována faktura; např. hodnota „10“ znamená, že se faktura bude generovat vždy k 10. dni každého měsíce; pokud není pole vyplněno, použije se den v měsíci dle založení smlouvy
Obrátkový měsíc - měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (např. 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (1. měsíc pololetí) nebo roku; u měsíčních faktur nemá význam, proto v tomto případě pole nevyplňujte
Typ faktury - pokud není pole vyplněno, bere se hodnota z typu smlouvy, např. „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“
Splatnost (dny) - počet dnů, do kterých je povinné fakturu zaplatit
Středisko - volte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste pak středisko vyplnit na vydaných fakturách
Činnost – k jaké aktivitě se smlouva vztahuje
Bankovní účet – finanční účet v bance daného zákazníka
Ignorovat nastavení typu smlouvy – nezohledňuje se typ smlouvy uvedený v hlavičce smlouvy
Automaticky prodlužovat - hodnota slouží uživateli pouze pro identifikaci; zaškrtněte ji, pokud má být smlouva automaticky prodlužována
Automaticky vytvářet zakázky - hodnotu zaškrtněte, pokud má být po založení smlouvy automaticky vytvořena i zakázka; zajistíte tak sledování nákladů a výnosů na jednotlivé smlouvy; zakázky umožňují seskupovat data napříč celým systémem
Automaticky generovat - ke dni vystavení smlouvy se automaticky bez vašeho zásahu do systému vystaví faktura; tato funkce souvisí s příznakem Automaticky posílat e-mailem klientům
Automaticky posílat e-mailem klientovi - nově vytvořené faktury budou automaticky zaslány klientům; pro tento účel je nutné mít potřebné rozšíření a správně nastavený SMTP server
Variabilní symbol je generován z čísla faktury - nevyužije se variabilní symbol zadaný na formuláři Odběratelské smlouvy na záložce Nastavení generace
Datum vystavení z DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění neboli datum DPH) - datum, kdy je plátce DPH povinen přiznat DPH
Generovat i nulové faktury - využijete při vzájemném zápočtu (obě strany generují faktury ve stejné hodnotě)
Řešit přeplatky - nastavte, pokud klient na smlouvě uhradí větší částku, než měl; automaticky se generují další doklady, které se párují s přeplatky
Způsob fakturace - zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura)
Fakturovat dní předem / po - uveďte počet dní účtovaného období, před kterým / po kterém má být vygenerována faktura (obvykle se uvádí 14 / 31 dnů před a 1 / 7 dní po); při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba, zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti
Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.
Popis – bližší popis smlouvy
Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem smlouvy
Štítky definují další vlastnosti smlouvy, dle kterých můžete filtrovat, např. smlouvy, které jsou v řešení.
Pomocí tlačítka Připojit se zobrazí tabulka pro výběr štítků. Z levé tabulky Dostupné štítky přesuňte pomocí šipky štítky, které chcete k dané smlouvě přiřadit, do pravé tabulky Vybrané štítky, a výběr potvrďte tlačítkem OK.
Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v levé tabulce Dostupné štítky, použijte tlačítko Správa štítků. Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky - Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.
Zodpovědná osoba – jméno a příjmení osoby, která je zodpovědná za danou smlouvu; nabízejí se uživatelé dostupní ze seznamu osob evidovaných ve vaší firmě přes menu Nástroje – Osoby a uživatelé
Kontaktní osoba – jméno a příjmení osoby evidované v kontaktech firmy zákazníka (menu Obchodní partneři - Kontakty)
Katastrální území – území evidované v katastru nemovitostí
Parcela – ohraničení pozemek s číslem
Číslo smlouvy protistrany – identifikátor, pod nímž smlouvu eviduje zákazník
Výpovědní lhůta (měsíc) – v případě potřeby uveďte počet měsíců
Automatická prolongace - uvádí se v měsících
- je to údaj, který říká, že pokud se nestane jinak, smlouva se prodlouží po jejím datu "platí do"
- hodnota je informativní
Záložka umožňuje přikládat ke smlouvě různé dokumenty a přílohy, které se týkají dané firmy, např. výpis z obchodního rejstříku, kopie smlouvy.
Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".
Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:
U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony
si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko
slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.
Standardní položky smluv reprezentují jednotlivé řádky na vygenerované faktuře a umožňují definovat pravidelnosti fakturace. Mohou mít různý počátek platnosti, např. změna tarifu či přiobjednání služby, ale také různou frekvenci (měsíční, roční poplatky). Položku smlouvy můžete navázat na ceník, a tím umožnit pozdější analýzy napříč různými smlouvami, např. analýza prodeje za internet, služby. Pole na této záložce vyplňte, pokud smlouva obsahuje více položek. V případě, že záložku nevyplníte, dotáhnou se informace do položek z hlavičky smlouvy. K přidání nové položky slouží tlačítko Přidat.
Kód z ceníku – z ceníku vyberte ceníkovou položku; na základě tohoto výběru se předvyplní hodnoty na záložce Základní v polích Cena za MJ, Cena celkem, Typ ceny a Sazba DPH
Označení – kód / zkratka fakturované služby
Název - název fakturované služby; za tento název je doplněn text identifikující fakturované období, např. za 1 období (od 1. 1. 2012 do 31. 1. 2012)
Sklad - pokud se jedná o skladovou položku v ceníku, je nutné určit i sklad
Množství – kolik jednotek má být fakturováno; tato hodnota je ve výsledné faktuře upravována dle délky období
Cena ručně – zaškrtnutím tohoto příznaku lze cenu položky určit explicitně, a zabránit tak jejímu přepsání při změně ceny v ceníku
Cena za MJ - udává cenu jedné jednotky
Cena celkem - celková cena; násobek hodnot v polích Množství a Cena za MJ
DPH ručně – zaškrtnutím tohoto příznaku lze ručně nastavit hodnoty v polích Typ ceny a Sazba DPH
Typ ceny – vyberte, zda je cena určená bez DPH, nebo včetně DPH
Sazba DPH – zvolte druh sazby DPH pro fakturovanou položku
Platnost od - začátek platnosti dané položky (pokud je před zahájením smlouvy, je začátkem zahájení smlouvy)
Platnost do - konec platnosti této položky (pokud je po ukončení smlouvy, je koncem termín ukončení smlouvy; v případě, že je pole prázdné, je položka neomezena)
Frekvence fakturace - v měsících (hodnota „0“ = fakturovat jednorázově); vyplňujte pouze v případě, že se liší od smlouvy
Sleva – výše procenta slevy na výsledné faktuře
Obrátkový den - den, ke kterému má být generována faktura; např. hodnota „10“ znamená, že se faktura bude generovat vždy k 10. dni každého měsíce; pokud není pole vyplněno, použije se den v měsíci dle založení smlouvy
Obrátkový měsíc - měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (např. 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (1. měsíc pololetí) nebo roku; u měsíčních faktur nemá význam, proto v tomto případě pole nevyplňujte
Způsob fakturace - Zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura).
Fakturovat dní předem / po - uveďte počet dní účtovaného období, před kterým / po kterém má být vygenerována faktura (obvykle se uvádí 14 / 31 dnů před a 1 / 7 dní po); při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba, zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti
Variabilní symbol - údaj pro banku identifikující platbu, obsahuje ho každá vydaná faktura
Číslo došlé
Fakturovat firmě - vyplňte v případě, že např. smlouva je uzavřena s firmou „X“, ale fakturu platí firma „Y“; pokud pole necháte prázdné, bude faktura zaslaná zákazníkovi uvedeném v hlavičce v poli Firma
Generovat položku faktury - pokud nebude tento příznak zaškrtnut, nebude se daná položka generovat do faktury
Typ faktury - „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“, „ZÁLOHA: Záloha - není daňový doklad!“, „ZDD: Zálohový daňový doklad“
Splatnost (dny) - počet dnů, do kterých je povinné fakturu zaplatit
Středisko - volte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste pak středisko vyplnit na vydaných fakturách
Činnost - k jaké aktivitě se smlouva vztahuje
Bankovní účet – finanční účet v bance daného zákazníka
Pokud na této záložce nevyplníte žádná pole, přeberou se hodnoty do nich z hlavičky smlouvy.
Pořadí – určuje pořadí položek na vygenerované smlouvě; hodnota „0“ = neupřesněno
Konec posledního fakturačního období - datum posledního fakturovaného období; určuje, za jaké období má být položka smlouvy fakturována (po vygenerování se posune o fakturované období); toto pole upravte, pokud chcete vrátit smlouvy a nechat vygenerovat novou fakturu
Předpis zaúčtování – vyberte předpis, dle kterého se má účtovat
Středisko – pokud má být položka na faktuře zařazena do jiného střediska než smlouva, pole vyplňte
Činnost - k jaké aktivitě se položka vztahuje
Zakázka - vyberte takovou zakázku, do které mají být vygenerované faktury zařazeny
Místo – místo, kam je určena služba, výrobek apod.; definováno v menu Obchodní partneři – Adresy firem – záložka Místa určení
Číslo účtu – nabízejí se čísla účtů, která jsou definována v menu Obchodní partneři – Adresy firem – záložka Bankovní spojení
Valorizovat - dohoda, že smlouva se bude navyšovat dle koeficientu, který vyhlašuje Česká národní banka
Valorizovat k měsíci – uveďte, k jakému měsíci se má valorizovat
Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.
Popis – bližší popis smlouvy
Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem smlouvy
Štítky definují další vlastnosti položky, dle kterých můžete filtrovat.
Pomocí tlačítka Připojit se zobrazí tabulka pro výběr štítků. Z levé tabulky Dostupné štítky přesuňte pomocí šipky štítky, které chcete k dané smlouvě přiřadit, do pravé tabulky Vybrané štítky, a výběr potvrďte tlačítkem OK.
Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v levé tabulce Dostupné štítky, použijte tlačítko Správa štítků. Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky - Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.
Záložka umožňuje přikládat k položce odběratelské smlouvy různé dokumenty a přílohy, které se jí týkají, např. specifikaci.
Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".
Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:
U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony
si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko
slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.
Nad seznamem odběratelských smluv se nacházejí tato tlačítka:
Generuj faktury -
Faktury -
Žurnál generace -
Valorizovat smlouvy -
V průvodci zvolíte Rok (z rozbalovacího seznamu) a Procento valorizace, potvrdíte tlačítkem .
Poznámka: Ostatní tlačítka se nacházejí i na jiných formulářích a jsou vysvětlena v nápovědě v základním ovládáním systému.